Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Jednym z podstawowych elementów prowadzenia działalności gospodarczej jest prowadzenie księgowości. Prowadzenie jej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. By móc poprawnie i legalnie prowadzić nie tylko spółkę prawa handlowego, ale i spółki cywilne, jawne, niektóre osoby fizyczne i inne podmioty zobowiązane są do prowadzenia i posiadania ewidencji przychodów i kosztów. Bardzo często tego typu dokumentacja prowadzona jest za pomocą Podatkowej Księgi Przychodów bądź ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe - co to? Kto ma obowiązek ich prowadzenia i dlaczego, a także kiedy powinno się je zamknąć i w jaki sposób przechowywać? Te i wiele innych informacji zdobędziesz czytając nasz artykuł.
Księgi rachunkowe, co to jest?
W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć sobie na pytanie “księgi rachunkowe - co to?”. Księgi rachunkowe są jednym z najpopularniejszych modeli rejestracji tzw. zdarzeń gospodarczych. Za ich pomocą należy rejestrować każdą złotówkę będącą w obrocie gospodarczym. Służą one do chronologicznego i systematycznego zapisywania zdarzeń. Dzieje się to na postawie dowodów księgowych. Według art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują takie zbiory zapisów jak: dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia (salda i obroty zarówno ksiąg głównych jak i pomocniczych), a także wykazy składników aktywów i pasywów.
Prowadzenie ksiąg odbywa się w języku polskim. Bardzo ważne, aby w odpowiednim ich prowadzeniu, uwzględnić wymagane techniki. Ważne jest, by były one oznaczone nazwą jednostki (której przychody i rozchody księguje), a także danymi dotyczącymi nazwy księgi i nazwy programu przetwarzania. Należy również wziąć pod uwagę, by każda księga rachunkowa była oznaczona konkretnym rokiem obrotowym, okresem sprawozdawczym oraz datą sporządzenia. Ułatwi to późniejsze poszukiwanie danych w nich.
Korzystanie z usług firm, które profesjonalnie zajmują się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, niesie z sobą wiele różnych korzyści. Po pierwsze dobrze prowadzona księga pozwoli na przeprowadzenie szerokiej analizy finansowej firmy, a także stały monitoring przychodów i rozchodów. Ponadto pozwoli na opracowywanie spersonalizowanej polityki finansowej oraz innych rozwiązań, które będą ściśle dopasowane do charakteru działalności.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Najogólniej można powiedzieć, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości. Pomoże mu to w rozliczeniu się z fiskusem, a także zachowaniu przejrzystości firmy. Bardzo często pada pytanie: kto prowadzi księgi rachunkowe. Po pierwsze jest to księgowy lub księgowa. A po drugie, wszystkie podmioty, które są zobowiązane do prowadzenia oraz posiadania ksiąg, określa ustawa o rachunkowości w art. 2 ust. 1. Przepisy te obejmują wszystkie firmy, które mają siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terenie Polski.
Dokładnie określone jest kto może prowadzić księgi rachunkowe, a raczej musi. Zobowiązane do tego są spółki handlowe i cywilne, a także osoby fizyczne, spółki cywilnych osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz przedsiębiorstwa w spadku. Księgi prowadzić muszą jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego czy m.in. przepisów o obrocie papierami wartościowymi lub funduszach inwestycyjnych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych dotyczy także województw, powiatów i gim, ich jednostek budżetowych oraz organizacyjnych, które nie mają osobowości prawnej.
Jeżeli zastanawiasz się, który podmiot nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, to wystarczy w tym celu znać przychody netto za poprzedni rok obrotowy danej firmy. Przychody nie powinny być wyższe niż 2 000 000 euro. Średni kurs euro wylicza się, stosując przelicznik z dnia 1 października roku poprzedzającego ten obrotowy. W przypadku 2022 r przelicznik wynosi: 2 000 000 x 4,5941 = 9 188 200 zł. Jeżeli firma uzyskuje niższe przychody netto, prowadzenie przez nią ksiąg rachunkowych jest dobrowolne. Natomiast powyżej ten kwoty przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
Kiedy zamyka się księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe nie mogą być używane w nieskończoność. Kiedy zamyka się księgi rachunkowe? Przyjęte jest, że księgi zamyka się w kilku wypadkach. Najważniejsze jest, by księgi zamknąć w ciągu piętnastu dni od dnia, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy, a także otworzyć nowe.
Księga zamyka się również w dniu, w którym kończy swoją działalność jednostka (wraz z końcem sprzedaży) lub jest zakończona likwidacja bądź postępowanie upadłościowe. Zamknięcia powinno się dokonać w dniu poprzedzającym zmianę formy prawnej przedsiębiorstwa, a także w dniu przed postawieniem firmy w stan likwidacji oraz ogłoszenia upadłości.
Przechowywanie ksiąg rachunkowych
Dokumentację i w tym księgi rachunkowe należy przechowywać w odpowiedni sposób oraz chronić przed zniszczeniem, rozpowszechnianiem czy niedozwolonymi zmianami. Dzisiaj przede wszystkim w tym celu stosuje się komputer. Dlatego warto zaopatrzyć się w specjalistyczne programy, które będą chroniły wrażliwe dane, liczą się tutaj nośniki odporne na zagrożenia. W czasie przechowywania ksiąg rachunkowych warto systematycznie tworzyć kopie zapasowe zebranych zbiorów na nowych nośnikach. Będzie to zabezpieczeniem przed ewentualną zgubą, zniszczeniem czy włamaniem.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci prowadzić księgi, w tym m.in. prowadzić rejestry VAT, naliczać miesięczne odpisy amortyzacyjne, rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne oraz wiele innych. Proponujemy stałą i korzystną współpracę. Mamy indywidualne podejście do klienta, by podjąć jak najściślejszą współpracę.