Co powinny zawierać akta osobowe pracownika?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od rodzaju działalności czy liczby zatrudnionych pracowników. Niedopełnienie tego obowiązku lub niewłaściwe przechowywanie akt osobowych może skutkować nałożeniem sankcji finansowej na pracodawcę. Czym są teczki na akta osobowe? Jak prowadzić akta osobowe? Jakie można w nich wyróżnić sekcje? Jak wygląda przechowywanie akt osobowych? Zapraszamy do lektury!

Dokumentacja pracownicza - obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek zgodnie z przepisami Kodeksu pracy utrzymywać dokumentację dotyczącą stosunku pracy. Niezależnie od rodzaju działalności i liczby zatrudnionych pracowników, należy stworzyć i prowadzić oddzielne akta pracownicze dla każdej osoby. Ten obowiązek jest szczególnie istotny ze względu na wartość dowodową teczki akt osobowych w przypadku sporów dotyczących roszczeń związanych ze stosunkiem pracy.

Prowadzenie kompleksowych akt osobowych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także służy transparentności i porządkowi w relacjach pracodawca-pracownik. Aktualne i kompleksowe akta osobowe umożliwiają monitorowanie historii zatrudnienia, udokumentowanie zmian w umowach o pracę, świadczeń i wynagrodzeń oraz innych istotnych aspektów dotyczących pracy pracowników.

Ponadto poprzez utrzymanie odpowiednio zorganizowanych teczek personalnych, pracodawca ma dostęp do niezbędnych informacji na temat każdego pracownika. To z kolei ułatwia podejmowanie decyzji personalnych, weryfikację spełniania wymagań prawnych czy udzielanie odpowiednich świadczeń pracownikom.

Co powina zawierać dokumentacja pracownicza?

Dla każdego zatrudnionego pracownika pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych. W tych teczkach należy zachować porządek chronologiczny i numerację dla wszystkich oświadczeń i dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych. Przed rozpoczęciem każdej sekcji należy zamieścić wykaz zawierający informacje dotyczące oświadczeń lub dokumentów, które są w niej przechowywane. Czas dowiedzieć się, co w której części akt osobowych się znajduje.

Akta osobowe część a

W tej części znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące informacji osobowych zgromadzonych w związku z aplikacją o pracę (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, dotychczasowe doświadczenie zawodowe), a także skierowania na badania lekarskie oraz wyniki tych badań, w tym badania wstępne, okresowe i kontrolne.

Akta osobowe część b

Ta część zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz historii zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, oświadczenia dotyczące zmiany warunków zatrudnienia lub wypowiedzenia umowy, dokumenty potwierdzające ukończenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty związane z nagrodami, karą dyscyplinarną, urlopem macierzyńskim, urlopem rodzicielskim, urlopem ojcowskim i urlopem wychowawczym).

Akta osobowe część c

Tu znaleźć można dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy wydanego pracownikowi).

Akta osobowe część d

W tej części znajduje się kopia powiadomienia o nałożeniu kary oraz inne dokumenty związane z przestrzeganiem przez pracownika porządku w pracy lub odpowiedzialnością określoną w innych przepisach, które przewidują wygaszenie kary po upływie określonego czasu.

Akta osobowe część e

Ta część to wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub wykrywaniem obecności substancji działających podobnie do alkoholu w jego organizmie.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Archiwizacja akt osobowych jest niezwykle istotną kwestią. By zapewnić ochronę teczkom osobowym pracowników, niezależnie od tego, czy są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej, konieczne jest podjęcie środków ostrożności, aby nie dostały się w niepowołane ręce. Wskazane jest umieszczenie ich w miejscach, które są dostępne jedynie dla osób upoważnionych.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków, by dokumentacja była chroniona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. By spełnić te warunki, należy szczególną uwagę zwrócić na odpowiednią wilgotność, temperaturę oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach, gdzie przechowywane są teczki.

Z kolei dobrym rozwiązaniem do prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej jest wykorzystanie systemów, które spełniają wymagania określone w rozporządzeniu. Warto wymienić m.in. zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z rozporządzeniem ogólnym o ochronie danych osobowych (RODO) lub innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności i ochrony danych, a także mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji, aby tylko uprawnione osoby miały dostęp do akt oraz możliwość tworzenia kopii zapasowych w celu uniknięcia utraty danych.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie to znakomita oferta w obszarze spraw kadrowych przygotowana została przez naszych specjalistów. Zapraszamy do kontaktu i nawiązania współpracy!